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施工企业物资采购风险控制

[摘要]集中采购相对传统采购来说,更能适应企业尤其是大型施工企业集约化管理的需要。和传统采购相比,集中采购无论是品类集中、方式集中还是组织集中,均产生了巨大的经济效益,但是难点也在于对风险的控制与防范。基于此,针对施工企业物资集中采购存在的风险进行分析、识别并作出相应防范措施,有利于企业的健康有序发展。

[关键词]集中采购;风险控制;企业物资

1物资集中采购现状

一般来说,施工企业物资集中采购是指为了建造特定构筑物而采取各类集中采购方式购进各种材料、机电设备、周转材料及辅助材料等物资的过程。采购管理日渐成为企业管理的一项关键环节,是获得企业生产资料的重要渠道保障。在这个过程中,施工企业的目标是以较低的采购成本获取符合标准的各类物资,企业要对采购成本做出控制,就要尽可能以最低价格去采购,为最快速提高工作效率从而采用简约的采购方式。采购管理是否能够有效实施,采购行为是否得到有效监督,不仅影响着是否可以获得合适的资源投入工程建设,对施工企业采购成本也是损伤,所以通过对施工企业物资集中采购进行全方位管理,对采购行为和过程实施有效监督,可以有效降低风险,从而获得符合质量要求的物资资源。

2物资集中采购风险辨识与分析

风险简单化来说指的是一些突如其来的意外,比如人造风险、经济风险、自然风险和管理风险。表现在施工企业物资集中采购方面,如果一个企业管理制度尚未健全,采购未完全计划好,而供应商那边出现供货不足,质量未达标、采购人员疏忽,采购过程出现错误,采购与企业需求不相符货物,采购人员暗自操作对企业不负责等,这些都会关系到采购成本,给采购目标增加较大阻碍。[1]采购过程应该包括:采购计划的确定、采购过程的实施、采购合同的签订、物资进场与结算等。根据风险分类表来辨识风险程度,采用直接经验分析法,主要通过对采购计划、采购管理、采购方式、供应商管理以及物资进场验收结算付款等环节进行分析,调查了解市场行情,掌握价格波动起伏的原因与规律,产品从生产到使用的全生命周期质量控制,对这几大类因素作出风险辨识。2.1内因风险。2.1.1采购管理风险。前文提到,在一些企业采购管理制度尚未完善、采购管理体制尚未健全,一些采购行为也不符合法律法规要求。其中,采购信息不公开、采购政策不合理、采购程序操作不规范、采购过程不透明、合同管理有漏洞、监管不到位等,这些都是采购管理面临的潜在审计和法律风险。选择合适的采购方式是达到采购目的的前提,如果采购方式选择不正确,有可能给企业造成一定损失;采购文件作为表达采购诉求的重要文件,如果发生描述错误或者采购诉求表达不明确,也非常难以取得合适的采购结果;对供应商进入门槛的设定也要适当,充分了解市场行情(如价位、规模、运输等),不能存在潜在的排他规定,进入实质评标阶段的供应商应具备充足的竞争性,否则企业难以获得理想的采购价格;采购过程也非常重要,操作流程偏离企业规定、个别供应商采用非法手段对采购进行干涉或干扰,评标办法的合理设定、评标规则的操作性、采购专家的择选,都能对采购结果产生较大影响,这些都可以视为企业采购管理内部风险。2.1.2供应商管理风险。除了内部风险,供应商作为采购过程中一个较难控制的外部因素,对于采购结果的实现起到非常关键的作用,如果供应商管理不当也会给企业带来一定损失,比如对供应商了解不深、盲目选择供应商、考核体系不完善,往往导致采购结果不理想。在采购过程中,对供应商进入门槛设定过低、对供应商行为监督缺位、供应商以欺骗的形式弄虚作假、供应商为中标而采取围标串标等违法行为、供应商产品不满足要求或者产品质量管控不足、先以低价中标后期要挟调价、供货不及时或不能按照采购方节奏供货,这些供应商管理方面失误造成的损失,一般构成企业最严重的经济损失,存在比较巨大的风险。[2]2.1.3物资验收风险。物资验收方面的风险,主要体现在验收人员粗心大意,对物资验收责任心不强,敷衍了事。在验收时,不能好好检查有没有存在货物损失、数量是否齐全、产品质量是否出现问题、同计划合同是否出现偏差等,出现不合格的物资,是否采取了合理、合规解决方案,发现问题时能否及时反映,验收人员同供应商勾结随意签收,物资验收管理是现场管理的重要环节,验收方面的风险也是等级较高的内生风险。2.2外因风险。2.2.1价格风险。价格风险是指为应对市场上的价格波动,但对于价格行情信息掌握不足从而导致采购活动产生损失。主要表现在以下方面内容。一是原材料价格和预算不一致,原材料价格是随着市场经济调整而波动,有一定概率会突破预算价格,提高采购成本;二是产品价格波动,主要表现在供应商有串通行为、供应商垄断政策或社会出现通货膨胀导致产品价格变高,此风险是企业不能控制的风险,因此一定要注意市场行情,尽量弱化价格变动风险对企业产生的影响。价格风险是被认为等级一般的物资采购风险。[3]2.2.2质量风险。质量风险主要表现在获得合格产品所面临的风险。主要表现在:一是供应商对于原材料存在一定性隐瞒,对原材料质量管控不严格,对标的物质量带来影响,从而影响标的物的使用性能;二是标的物不符合质量规定和验收要求,验收作业操作不正确,不能发现标的物的缺陷,如内部零件缺少或丢失;三是采购部门对物资产品的升级换代不了解,质量标准采用较低标准或过度追求较低的采购价格,要求不合理的生产周期和供货时间,一旦不能实现就容易产生较大的经济损失或衍生工期风险。物资质量风险通常被认为是等级较高的物资采购风险。

3采取的主要对策措施

众多案例证明,物资集中采购往往存在风险,给企业带来的经济损失也是难以预计的,物资集中采购还要重视对风险的防范与控制,为了避免和减少经济损失,企业应该从以下方面加强管理。3.1完善物资集中采购管理制度体系。健全的物资集中采购管理制度体系,是企业科学化、规范化、精细化采购的制度保障,有利于采购目标的实现。3.2规范物资集中采购过程管理。一是规范物资集中采购业务流程,采购业务流程一定要精准化,减少不必要的环节可以有效减少干扰因素,简化审批程序,采购周期明显缩短,对工作效率也有显著提高。二是制定合适的采购方案与策略,集中采购可以利用规模优势同供应商进行谈判,但要严格控制采购周期,不能因为集采物资品类繁多和过程复杂就影响施工生产,因此严格和准确的生产计划和物料清单,必须得到有效落实与执行。3.3建构有效的集中采购监督体制。加强采购流程监督,防止在采购过程中出现错误,这也是企业物资集中采购降低风险的有效途径。建立卓有成效的“三公”监督机制,对采购活动所有参与人员进行监督,确保采购过程合规,避免企业经济效益流失。

4结论

综上所述,物资集中采购是大型施工企业深度挖潜增效的一项重要活动,它不仅降低企业采购成本,更可以通过集中采购获得稳固的供应链,从整体上有利于提高工作效率。但是物资集中采购是一项系统工程,也难免有不足之处,因此对产品把控、价格波动以及采购方式等相关流程必须予以重视,关注产品生产质量和验收情况,充分实现物资集中采购的管理目标。施工企业物资集中采购是要通过管理不断去深化,节约采购费用,提高工作效率,最大限度实现采购物资的可靠质量和性能满足,从而保障施工企业的施工生产。

参考文献:

[1]周益华.大宗物资集中采购的风险管理措施探讨[J].中国市场,2016(19):39.

[2]杨能海.浅析大型施工企业推行物资集中招标采购的优越性[J].房地产导刊,2016(5):86.

[3]杨洪柱.浅析物资采购企业廉洁风险防控的管理[J].化工管理,2016(1):117.

作者:王玉东 单位:中铁九局集团有限公司

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