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流动人员人事档案信息化建设论文

摘要:流动人员数量增多的同时其人事档案的数量也在不断跃升,档案管理问题也在不断涌现,本文主要从意义和内容两个方面阐述了流动人员人事档案信息化建设的必要性,以期对今后流动人员人事档案管理有所裨益。

关键词:流动人员;人事档案;信息化

一、流动人员人事档案与信息化

随着城市化进程的不断加快,人才流动的频率远高于以往任何时代,流动人员在劳动者群体中所占比重逐渐加大。在我们实际工作中,也遇到过有的单位招工,但却只能靠交谈和看自荐材料等简单方法来了解应聘人员的情况。以此同时,计算机、扫描仪、互联网等先进现代化设备和技术广泛应用于档案管理中,纸质档案数字化、信息化趋势逐渐加强,流动人员人事档案工作面临考验,传统档案管理模式和方法已经不能很好适应现代化的需要,建议信息时代发展要求相适应的管理模式显得极为迫切。

二、流动人员人事档案信息化建设的意义

(一)流动人员人事档案信息化避免了档案传递过程中存在的问题。由于建构编制和用人制度的改革,一些单位的人事档案管理人员变动比较频繁,对于工作把握不到位,在接收、利用或者转出档案等环节中容易忽视国家规定的手续,如让当事人自己携带档案、在转接档案时不盖密封章等时有发生,导致私拆、私改、私删等负面现象发生,严重影响了人事档案的真实性。流动人员人事档案信息化的建立,能够实现流动人员档案信息在网络平台上的资源共享,相关组织和部门只要拥有相应审阅权限就可以随时随地查询和审核流动人员的个人信息,及时掌握流动人员和德才表现,既节省成本,又方便快捷,避免了档案传递过程中存在的种种问题。

(二)流动人员人事档案信息化拓展了人事管理和人才服务的空间,实现了人才的合理配置。人员的频繁变动是社会发展的必然趋势,流动人员所占比重逐渐加大,管理好流动人员人事档案是科学合理地管理流动人才的基石。流动人员人事档案以网络为基石,将人事管理和人才服务拓展到全社会,开展了一系列社会化的人才服务,为人才流动搭建一个合理有序的平台,既为国家建立人才资源库,又促进了人才的合理配置,使流动人员人事档案趋于规范化,实现了人才资源的合理配置和有序流动。

(三)流动人员人事档案信息化有助于流动人员人事档案的动态管理。档案管理工作是一项动态管理工作,要确保档案的完整性与真实性,必须不断更新档案内容。受人事部委托,人才服务机构是管理流动人员人事档案的主要机构,但是现有的人才服务机构中档案管理人员配备相对不足,无法保证档案的及时更新,致使大部分流动人员人事档案仍处于刚进来时的状态,当事人的升迁、技术培训、工作业绩、工作鉴定等方面的情况未能及时入档,严重影响了档案的实效性和完整性,削弱了档案的价值。

三、流动人员人事方案信息化建设的内容

(一)流动人员人事档案信息库的建立。所谓信息库,就是指在各个省(市)流动人员信息资源系统基础上建立的全国范围内的流动人员信息资源体系。流动人员人事档案信息库,就是覆盖全国流动人员的信息的集合体,主要包括人事档案跟踪系统、人事档案共享系统、人事档案代理网上办公系统、个人电子信用档案系统等子系统。改信息库的建立旨在最大限度地收集全国范围内的流动人员资源,实现全国流动人员人事档案的统一管理,是一项长远工程,不是孤立努力的结果,而是需要在相关主管部门的统一领导下逐步展开。

(二)流动人员人事档案信息化标准规范的制定。流动人员人事档案信息作为国家人力资源信息的重要组成部分,要实现全国最大范围内的信息库资源共享,必须统筹规划,建立统一的标准化的系统管理体现。具体来看,流动人员人事档案信息化标准规范主要包括三个方面:一是法规规范,流动人员人事档案信息化相关法规,是确保信息化顺利开展的首要任务,主要包括档案资料的数字化和信息化标准。二是基础管理规范,包括数字档案的描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式规范等。三是实际操作规范,包括计算机软硬件基础设施规范、存储压缩格式以及安全保障等规范。

(三)流动人员人事档案信息化人才队伍的建设。人才是社会建设的掌舵手,缺少人才,任何领域任何行业就会失去前进的动力。随着信息技术的高速发展,档案管理已逐渐由劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式,流动人员人事档案信息化的建设需要一批既懂信息化和系统分析知识,又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的复合型人才来完成。如档案信息采集、处理与数据库加工、信息技术及计算机系统和网络的设计与开发、档案信息分析、研究与咨询、档案数字化研究与管理、档案信息安全维护等方面的人才是流动人员人事档案信息化建设所需的人才。档案工作人员必须加强对档案专业知识和数字化建设的培训和再教育,及时更新知识、不断扩大知识视野,同时人事档案管理部门要积极引进各层次和各类型人才,合理调整档案工作队伍中人员的背景专业、业务水平、年龄结构等,确保各层次人才的比例均衡、知识互补、能力协调。当然,人才组成不是一成不变的,须根据档案信息化的发展需要,随时调整和补充,以保证机构内的构成关系经常处于最佳组合状态。

作者:李晓玲 单位:云南省昆明市盘龙区东华街道办事处

参考文献:

[1]中共中央组织部.人事部.流动人员人事档案管理暂行规定.人发〔1996〕118号.

[2]王雁宾.规范流动人员人事档案管理[J].中国人才2006(09).

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