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大数据时代档案信息化建设

一、当前企业档案信息化建设存在的问题

(一)整体规划不够完善。一些企业一味地盲求所谓的现代化建设,过分夸大信息化,在实施档案信息化管理工作时,并未根据企业发展的真实状况,科学恰当地构建档案信息化体系。在工作过程中既没有做好前端的管理控制工作,也无法保障各项业务体系的有效承接,进而很难达成对档案汇集的全程化监管,致使所谓的档案信息化建设秀而不实,无法真正发挥有效的作用。此种状况下,也会在不同程度上影响企业的工作质量和效率,给企业造成不小的经济亏损。(二)缺乏科学的信息化标准。伴随信息技术的不断发展,大部分企业针对档案管理事务早已开始运用现代化的信息科技,然而就现阶段而言,信息化建设依然处于初步发展时期,远未发展成熟,还存在着诸多没有解决的问题。在企业档案信息化建设中,还没有一个统一的标准,管理工作较为随性,最根本的原因在于企业间的互动与沟通不协调,协作观念淡薄,资源共享化水平远远不够。于企业内的诸个部门而言,相互之间过于分立,未能于信息化建设过程中构建一个有效的结合体,档案信息化体系很难充分发挥自身的作用,没有合理统一的管理准则,没有准确具体的基本目标,这些都在不同程度上制约着企业档案信息化建设工作。(三)安全性较低。企业的各项档案信息,通常囊括了海量的企业机密信息,此类信息若是不小心流出将导致企业经营信息泄漏,将给企业带来不可预估的安全隐患和财产损失。就现时期而言,一些企业的档案管理者缺乏强烈的安全观念,未能落实好企业档案信息的安全防护工作,导致档案管理系统容易遭到一些违法分子的恶意攻击窃取,引起机密信息的泄漏,这于企业来说是不小的冲击。

二、大数据时代企业档案信息化建设的具体措施

(一)优化企业档案信息化管理系统。其一,企业应当结合自身现实运营状况强化档案信息化管理工作,构建完善的企业档案信息化管理系统,拟定具体明细的管理宗旨和监管程序。其二,应当及时主动地运用优秀的互联网科技,逐步优化档案信息资源库,踊跃研发相应的技术软件,做好资源库的完善革新工作,与此同时,还需要构建完整高效的档案信息化管理机制,对企业诸项档案数据信息实行联合性的监管。其三,依照企业的真实诉求,合理购置信息资源库及档案信息管理体系,增强有关软件、程序的管理性能,提升档案数据搜索、查找的效力,为有效地运用企业档案信息资源提供优良的保障。(二)构建高素质的人才队伍。促进企业的诸项档案数据蜕化为重要情报信息的一项不可或缺的前提便是要具备一支优秀的企业档案信息化人才队伍,由最初始化的数据逐步升华为有用情报信息的历程中,诸项信息间的相关性已并非仅仅是技术层面的课题了,很多相关信息唯有依靠经营、管理、销售等领域的专业人才方能辨别。由此可见,档案管理工作需要依靠掌握各领域知识的综合性人才,可以从下面两个角度来进行研讨:其一,借助同高校合作的形式培育优秀的人才。各高校是各领域人才输送的最重要通道,依靠同高校合作专向培育高素质的档案信息化工作人员。其二,借助各式各样的培训来提高员工的综合素质,企业应当定期按照规划方案,指向性明确地面向企业内所有现役的档案管理员工开展专业化的活动培训。大数据背景下的档案管理工作迎来了诸多全新的挑战,因此除了需要强化工作人员的计算机操作技能、数字化技术应用能力,还应当强化对于政府方针政策、法律规定、企业运营程序等内容的研习,全面提升从业人员的各项素质。(三)严格拟定档案信息化建设的详细标准。在开展档案信息管理工作时,针对大量档案信息资料的整合、保存、交接等工作应当制定统一有效的规定,精准地把握好档案信息管理的详细秩序和方式。同时,还应当重视电子档案的开发和经管,严格管控好档案信息的搜集和整理准则,抓好遴选工作,对企业档案信息进行统一管理。除此以外,还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用,制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准,增加有关资源的使用率,强化企业档案信息化建设的整体水平。(四)提升安全观念,强化安全管理工作。为了确保企业档案管理工作的安全性能,企业应当对档案资料与数据信息的访问权限实行严密性的管控,未经许可不允许没有关联的移动设备同企业档案管理设备连接,及时更新和维护各种管理系统、杀毒软件,减少被违法人员乘隙而入的概率,同时构建完善的企业内互联网系统,同外部网络分立开来,以此来确保档案信息的保密性。

三、结语

由以上分析可知,现阶段的企业档案信息化建设依然存在着一些不可忽视的问题,各企业必须从自身实际出发,运用行之有效的手段逐步完善自身的档案信息化体系,提高经营管理效率。

【参考文献】

[1]李艳平.大数据环境下档案信息化建设的思考[J].企业改革与管理,2017(17).

[2]邱丽琴.试析大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务,2017(13).

作者:陈翠英 单位:大庆石油管理局钻探工程公司钻井三公司钻井技术服务分公司档案室

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