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藏品档案信息化管理探析

摘要:近年来随着信息技术的飞速发展,藏品档案的保存除了传统的纸质手抄的形式外,已经有了长足的发展,就是以电子文档的形式保存,藏品档案的信息化管理逐步进入了大数据时代。本文通过对藏品档案的信息化管理工作现状的探析,提出了笔者的一点想法。

关键词:藏品档案;信息化;管理

传统意义上的档案是指各时期的统治机构委派专业人员对人类在生产生活中有保存价值和传承意义的东西进行记录总结归纳、并对以后的社会发挥建设、指导或者警示的这样一种原始记录,理论上讲又可分为口碑档案和文字档案,当口碑档案发展到一定程度也可以形成文字档案,这就是档案的由来。文字档案发展到我们商代,已初具规模。我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作档案。文物档案和文物一样具有保藏的价值,是可以用于专业学术研究的重要基础资料。通过从藏品档案中获得的各种信息,为文物的保护和研究提供了可靠的依据,为推进文物数据共享打好基础。为了提高藏品的档案管理的工作效率,提高藏品档案管理的工作水平,以信息化技术为切入点,做好藏品的档案信息化管理工作显得尤为重要。作为一名博物馆的老账管员,结合本单位的实际,就藏品档案信息化管理工作提出一些自己的想法。与同行分享,请大家教正。

一、藏品档案信息化管理工作的现状

随着近年来信息化大发展的进程不断加速,我国社会已经发展成为现代化的数字社会,因此在藏品档案的管理过程中,采用了信息化的管理方式,提高了博物馆的工作效率和管理水平。文物藏品信息化势在必行,当前全国各大博物馆都在进行之中,藏品和信息化管理和传统和纸质档案管理有所不同,后者已有成熟的经验可循,而且还能做到有效保管,资料也不容易丢失,但前者信息化则在电脑上网络上操作,在保证信息安全的的前提下,则要建立必要的文物藏品档案信息数据库,国家一二级以上的文物藏品信息应保存在国家级省级数据库内,并设立查阅权限,这样就能有效地防止信息丢失和篡改。如避暑山庄博物馆按照国家和省市文物部门的有关安排,从2007年开始,本馆对上万件的珍贵文物进行了影像和文本数据的藏品数据库信息采集工作,经过一年多的艰苦努力,2008年底圆满完成了任务,建立了避暑山庄博物馆馆藏文物数据库系统。推动了本馆藏品档案的规范化、专业化、信息化建设。在这种情况下,传统的纸质的原始档案和现代化的电子信息藏品档案在保证相互印证的前提下应该分开保管,其目的就是为了延长藏品的历史信息。这样做的好处不仅给藏品档案管理者对文物的检索与查询带来方便,也为研究者节省了大量的时间提高了工作效率。此后,为了强化对一般文物的管理,本馆又自我加压,按照珍贵文物数据库数据信息采集标准与模式,开展了对一般文物的数据信息采集。到2013年底,共完成了五千余件一般文物数据库信息采集工作。上述工作对此次可移动文物普查有很好的辅助作用。因为这部份已做过数据库的文物可以将数据转录在可移动文物普查新的记录系统里,当然转录过程也需要认真审核,也非常繁琐,但相较于重新普查,无疑还是减轻了不少工作量,避免了重复作业。基于此,本馆的可移动文物普查工作就分成两个步骤:一是对已做过藏品数据库信息采集的藏品将其信息转录到此次普查的记录系统中;二是对未做过数据库信息采集的藏品重新普查。前者较易,后者尤难。难在未做过数据库信息采集的这部分藏品大部分为一般文物,还有标本与化石等类,因种种原因,很多还没有做过规范的整理,帐、档、卡建设也较薄弱。为此本馆多次召开专题会议,认真研究普查的方式方法。确定了帐物核对、访问知情人验证,务求准确,绝不轻率应付的原则,这也成为普查工作的主基调。此外工作方案还对进度安排、组织协调、人员分工、后勤保障、纪律要求等做了明确要求。所有工作都同意在方案的时候框架下进行。2012年至2016年避经过三年多的努力,高效优质并提前完成了普查任务,普查工作全面结束。经过避暑山庄博物馆全体专业人员的共同努力,圆满完成了第一次全国可移动文物普查的信息采集、审核、上报及数据统计分析工作。摸清了本馆藏品数量;完善藏品档案,新建了10049件(套)珍贵文物的藏品总登记帐,完成了全部21651件(套)的全部藏品的信息指标登记表和电子总账,形成了纸质与电子数据库相结合的藏品管理体系,使藏品的管理、查询、统计更加便捷,整体提升了本馆的藏品管理水平。藏品的信息指标登记表和电子总账,实现了藏品档案数字信息化管理。健全了文物保护体系。2017年获得全国可移动文物普查工作先进单位。

二、藏品档案信息化管理的构想

1.藏品档案管理信息化人才的培养。藏品档案信息化管理人员总量不足,着重高层次、高技能、创新型和复合型微机管理人才的培养,藏品档案管理的信息化需要具有业务能力又懂计算机专业知识复合型人才,这样才能提高藏品档案的信息化管理的水平。2.完善藏品档案信息数据库,保障藏品信息的安全。建立藏品档案信息数据库体系,主要是把原始藏品信息和检索查阅分开。专业原始数据库,专注于录入文物藏品档案的原始数据为目的,基础性的集中管理、维护,支持微观的专业报表基础数据文件、中观的主题数据文件和宏观的综合数据报表文件的归档管理,提供接收、下载、导入导出、整理维护、加载更新等管理功能。而专业工作数据库,支持跨专业、跨部门的综合数据共享查询。专业工作数据库的建立,实现了信息的海量存储,文物藏品档案的利用者只需要通过网络就可以查阅所需要的有关文物藏品档案的信息,极大地方便文物藏品档案的利用者,同时,推动和加快了文物藏品档案信息化管理的进程。3.不论是藏品档案软件还是计算机等硬件基础设备上都需。要加大资金上的投入力度,才能把藏品档案管理信息化工作做好。

三、加快制定藏品档案信息化管理的规章制度,加强藏品档案的分级管理

《文物保护法》明确规定:“博物馆、图书馆和其他文物收藏单位对收藏的文物,必须区分文物等级,设置藏品档案,建立严格的管理制度,并报主管的文物行政部门备案。县级以上地方人民政府文物行政部门应当分别建立本行政区域内的馆藏文物档案;国务院文物行政部门应当建立国家一级文物藏品档案和其主管的国有文物收藏单位馆藏文物档案。”;《文物保护法实施细则》中还规定:“文物保护单位向社会开放,应当符合国家文物局规定的条件,并根据其级别,报经同级文物行政管理部门审核同意。”。加快制定有关藏品档案数字信息化管理的规章制度,加强藏品档案的分级管理,把本单位、省级、国家级文物行政部门和社会公众开放的共享的信息内容区分开,在互联网信息化时代,确保文物藏品档案的信息的安全。总之,藏品档案信息化管理是当前信息社会对博物馆工作的必然要求,也是博物馆进入现代化管理模式的必由之路,一座博物馆要现代化,它的藏品管理和藏品档案的管理也要现代化,这样才能跟上时代的步伐。我们还必须注意到,传统模式管理下的博物馆要步入现代化,我们还要许多不足之处,比如熟悉网络操作的专业人员缺乏问题,再如海量的藏品历史信息的收集问题,再比如博物馆到社会征求文物和口碑资料的问题,这些问题必须彻底解决之下,我们才能真正地建立健全藏品信息化管理框架,为提升藏品档案管理“信息化”水平提供基础保障。

参考文献:

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京,中国人民大学出版社,2006年5月第二版:6-8.

[2]文物藏品档案规范(WW/T0020—2008)[M].北京:国家文物局,2009年2月.

[3]博物馆藏品管理办法(文物字[1986]第70号)[M]北京,1986.

[4]博物馆藏品保管工作手册[M]北京,国家文物局编著,群众出版社,1992年10.

[5]承德市第一次全国可移动文物普查工作资料汇编.

[6]《中华人民共和国文物保护法》[M]北京,2017.

[7]《中华人民共和国文物保护法实施细则》[M].北京,国家文物局,1992年4月.

作者:吴书军 单位:承德市文物局避暑山庄博物馆

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